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Vom Auffangregister zum Vollregister – Reform des Transparenzregisters

Am 25.06.2021 wurde das Transparenzregister‑ und Finanzinformationsgesetz („TraFinG“) verkündet. Darin enthalten ist eine Reform des Transparenzregisters, die in Abkehr zur bisherigen Rechtslage nahezu flächendeckende Mitteilungspflichten von Gesellschaften und Personenvereinigungen zur Folge hat und zum 01.08.2021 in Kraft tritt. Die Reform soll der Schaffung strukturierter Datensätze zu den sog. wirtschaftlich Berechtigten dienen, die in das Transparenzregister einzutragen und auf der Grundlage europäischer Richtlinien zwischen den EU‑​Mitgliedstaaten zu vernetzen sind. Durch die Reform entsteht auch Handlungsbedarf zum weiteren Ausbau der Compliance‑​Struktur.

Bisherige Rechtslage – Mitteilungsfiktion statt Meldepflicht

Das Transparenzregister wurde zur Erfassung und Zugänglichmachung von Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten eingerichtet. Bereits seit 2017 waren von den Transparenzpflichten der §§ 20 f. GwG insbesondere folgende in Deutschland ansässige Gesellschaften und Personenvereinigungen erfasst:

  • AG und GmbH
  • eingetragene Vereine und Genossenschaften sowie rechtsfähige Stiftungen
  • OHG, KG, GmbH & Co. KG und Partnerschaftsgesellschaften.

Die Transparenzpflichten für diese Gesellschaften und Personenvereinigungen wurden dadurch relativiert, dass die Transparenz‑ und Eintragungspflichten durch weitreichende „Mitteilungsfiktionen“ insbesondere als erfüllt angesehen wurden, wenn

  • sich die geforderten Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits aus elektronisch abrufbaren Dokumenten und Eintragungen aus dem Handels‑, Partnerschafts‑, Genossenschafts‑, Vereins‑ oder dem Unternehmensregister ergeben haben oder
  • die Gesellschaft an einem organisierten Markt nach § 2 Abs. 11 WpHG notiert ist, was insbesondere börsennotierte Aktiengesellschaften betroffen hat.

Wegen der Möglichkeit auf entsprechende Registereintragungen zu verweisen, bestand häufig kein Handlungsbedarf bezüglich der Meldepflichten zum Transparenzregister. Im Einzelfall sind davon abweichende Besonderheiten für Kommanditgesellschaften zu berücksichtigen, auf die in diesem Beitrag jedoch nicht vertieft eingegangen werden kann.

Reform zum 01.08.2021 – Entfall der Mitteilungsfiktion führt zu Handlungsbedarf

Aufgrund der weitreichenden Mitteilungsfiktionen war das deutsche Transparenzregister bislang überwiegend als Auffangregister ausgestaltet. Für den Großteil der transparenzpflichtigen deutschen Gesellschaften sind deshalb keine strukturierten Datensätze im Transparenzregister enthalten, die an die EU‑​Mitgliedstaaten zur Vernetzung der Transparenzregister weitergeleitet werden könnten. Zukünftig wird das Transparenzregister hingegen ein Vollregister darstellen.

Streichung der Mitteilungsfiktionen mit weitreichenden Folgen

Mit dem TraFinG wurden die Mitteilungsfiktionen ersatzlos gestrichen. Dies hat zur Folge, dass die Gesellschaften und Personenvereinigungen nicht mehr auf die in anderen Registern enthaltenen Eintragungen verweisen können, sondern die erforderlichen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten selbst einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen haben. Es besteht zukünftig für alle Rechtseinheiten eine Verpflichtung ihren wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister positiv zu Eintragung mitzuteilen. Lediglich für Vereine wurde eine Sonderregelung geschaffen (hierzu sogleich).

Ausweitung der Meldepflichten auch beim Immobilienerwerb

Bislang erstreckten sich die Meldepflichten auch auf Eigentumsübertragungen inländischer Immobilien auf Vereinigungen mit Sitz im Ausland. Zukünftig werden auch (mittelbare) Immobilienerwerbe in der Rechtsgestaltung eines „Share Deal“ unter Beteiligung von Vereinigungen mit Sitz im Ausland erfasst sein. Die Transparenzpflicht greift nun auch jeweils dann ein, wenn der Erwerbsvorgang i. S. d. § 1 Abs. 3 oder Abs. 3a GrEStG verwirklicht wird und zum Beispiel Anteile einer Gesellschaft mit inländischen Grundstückseigentum auf eine Vereinigung mit Sitz im Ausland übergehen sollen.

Inhalt der Mitteilungspflicht

Über das Transparenzregister sind insbesondere die folgenden Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten zugänglich zu machen:

  • Vor‑ und Nachname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort,
  • Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
  • Staatsangehörigkeit.

Nach den näheren Vorgaben von § 3 Abs. 2 GwG zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten bei juristischen Personen außer rechtsfähigen Stiftungen und bei sonstigen Gesellschaften grundsätzlich jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar

  • mehr als 25 % der Kapitalanteile hält,
  • mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder
  • auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Unter den Voraussetzungen von § 3 Abs. 2 S. 5 GwG werden als wirtschaftlich Berechtigte etwa der gesetzliche Vertreter oder der geschäftsführende Gesellschafter fingiert. Die Fiktion des § 3 Abs. 2 S. 5 GwG, die von der in § 20 Abs. 2 GwG a. F. enthaltenen Mitteilungsfiktion zu unterscheiden ist und der Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten im Vorfeld zur Mitteilung an das Transparenzregister dient, soll gerade in den Fällen zum Tragen kommen, in denen kein tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter vorhanden oder bekannt ist.

Meldepflichten für Vereine werden durch Sonderregelung teilweise kompensiert

Durch den Wegfall der Mitteilungsfiktion sind auch Vereine verpflichtet, Eintragungen in das Transparenzregister positiv mitzuteilen. Zur Stärkung des Ehrenamtes und der Verringerung bürokratischer Belastungen für eingetragene Vereine nach § 21 BGB wurde mit § 20a GwG eine Sonderregelung aufgenommen, die eine Übernahme der Angaben zu den Vereinsvorständen aus dem Vereinsregister vorsieht. Die „Übertragung“ der Daten aus dem Vereins‑ in das Transparenzregister wird erstmals spätestens zum 01.01.2023, danach anlassbezogen erfolgen. Trotz dieser Sonderregelung kann der Verein mitteilungspflichtig bleiben.

Im Einzelfall bleibt eine originäre Mitteilungspflicht des Vereins unter den Voraussetzungen von § 20a Abs. 2 GwG bestehen. So kann zum Beispiel die Verankerung von Mehrstimmrechten zugunsten eines Vereinsmitglieds in der Vereinssatzung dazu führen, dass eine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter nach Maßgabe von § 3 Abs. 2 S. 1 bis 4 GwG tatsächlich festgestellt und in das Transparenzregister eingetragen werden kann. Bei den meisten Vereinen werden die wirtschaftlich Berechtigten hingegen von der in § 3 Abs. 2 S. 5 GwG enthaltenen Fiktion erfasst, wonach als wirtschaftlich Berechtigter der Vereinsvorstand angesehen wird.

Um einer weiteren aktiven Mitteilungspflicht zu entgehen, sollten Vereine sicherstellen, dass Änderungen im Vorstand stets unverzüglich zur Anmeldung in das Vereinsregister angemeldet werden.

Für die Mitteilungspflichten gelten Übergangsfristen

Nach der Aufhebung der Mitteilungsfiktion gelten für die ab dem 01.08.2021 bestehenden Mitteilungspflichten in Abhängigkeit von der jeweiligen Rechtsform verschiedene Übergangsfristen, bis zu deren Ablauf die Mitteilungspflicht spätestens zu erfüllen ist.

  • Aktiengesellschaft, SE, KGaA: 31.03.2022
  • GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft, Partnerschaft: 30.06.2022
  • Alle anderen Fälle: 31.12.2022

Ausbau der Compliance‑​Struktur

Es ist zu empfehlen, die Zeit bis zum Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist zu nutzen, um die mit der Gesetzesänderung künftig einhergehenden (regelmäßigen) Meldepflichten in der jeweiligen Compliance‑​Struktur zu verankern. Dabei muss sichergestellt werden, dass auch in Zukunft eintretende Veränderungen bezüglich der wirtschaftlich Berechtigten erfasst und durch entsprechende Mitteilungen im Transparenzregister abgebildet werden. Interne Richtlinien sollten jedenfalls sicherstellen, dass die (1) Einholung, (2) Aufbewahrung, (3) Aktualisierung und (4) Mitteilung der erforderlichen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten gewährleistet ist. (vgl. hierzu sogleich jedoch den nachfolgenden Hinweis aus datenschutzrechtlicher Perspektive).

Hinweis aus datenschutzrechtlicher Perspektive

Zu berücksichtigen ist, dass es sich bei den gesetzlich vorgegebenen Angaben um eine Offenlegung (teilweise sensibler) personenbezogener Daten handelt. Konnten früher nur die Behörden und Dritte mit berechtigtem Interesse auf die Daten zugreifen, ist dies mittlerweile für Jedermann möglich. Das hat Kritik hervorgerufen und unter anderem dazu geführt, dass sich der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) derzeit in einem Grundsatzverfahren (C‑601/20) mit den Vorgaben des Transparenzregisters befasst. Der EuGH wird sich hierbei aller Voraussicht nach auch mit dem Problem des Zugriffs auf die Daten der wirtschaftlich Berechtigten durch eine breite Öffentlichkeit auseinandersetzen. Bis zu einer endgültigen gerichtlichen Klärung bestehen zumindest nicht unerhebliche datenschutzrechtliche Bedenken gegen eine Meldepflicht. Beruft man sich auf diese Bedenken und kommt einer Meldepflicht nicht nach, bestehen hinsichtlich der Einleitung von Ordnungswidrigkeitenverfahren allerdings Risiken. All dies ist im jeweiligen Einzelfall zu prüfen und abzuwägen.

Fazit

Das TraFinG löst mit der Streichung der Mitteilungsfiktionen im Rahmen der Transparenzpflichten Handlungsbedarf bei nahezu allen Gesellschaften und Personenvereinigungen aus. Die bis zum Ablauf der Übergangsfristen verbleibende Zeit sollte zur Überprüfung der Erfüllung der bisherigen Transparenzpflichten sowie der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten zur Meldung an das Transparenzregister genutzt werden. Um die Transparenzpflichten in Zukunft rechtssicher erfüllen zu können, ist eine Verankerung der dafür erforderlichen Prozesse in der Compliance‑​Struktur unerlässlich, auch um ggf. den datenschutzrechtlichen Herausforderungen der Offenle‑​gung sensibler Daten der wirtschaftlich Berechtigten zu begegnen.

Eugen Kunz

Eugen Kunz
Counsel

Rechtsanwalt
(kunz@redeker.de)

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